Panduan Lengkap Absensi Karyawan & Cara Baru Kelola Kehadiran Karyawan

 

Setiap perusahaan pastinya memiliki jam kerja yang harus dipatuhi karyawan. Untuk memastikan karyawan tetap patuh dengan jam kerja atau jadwal yang ditentukan, biasanya perusahaan akan menerapkan sistem absensi atau lebih tepatnya, mendata kehadiran. Hal ini pun menjadi salah satu data penting bagi perusahaan, terutama bagian SDM atau HR sebagai salah satu komponen penilaian kinerja karyawan.

Selain sebagai komponen penilaian kinerja karyawan, absensi memegang peranan krusial bagi finansial perusahaan karena berpengaruh pada perhitungan gaji karyawan. Lalu, apakah Anda sudah sepenuhnya memahami apa saja manfaat absensi karyawan dalam realitanya? Untuk membantu Anda memperdalam pemahaman lebih lanjut, simak ulasannya berikut ini. Selamat membaca dan semoga bermanfaat!

Pengertian

Absensi adalah dokumen yang mencatat jam hadir setiap karyawan di perusahaan. Catatan jam hadir karyawan tersebut dapat berupa daftar hadir biasa, dapat juga pula berbentuk kartu hadir yang diisi dengan mesin pencatat waktu. Pekerjaan mencatat waktu pada dasarnya dapat dipisahkan menjadi 2 (dua) bagian yakni pencatatan waktu hadir (attendance time keeping) dan juga pencatatan waktu kerja (shop timekeeping).

Apabila pegawai atau pekerja tidak mencatatkan jam hadirnya pada kartu jam hadir maka tunjangan makan dan uang transpotasinya yang diterima pegawai atau pekerja setiap bulannya akan berkurang dan juga akan mempengaruhi gaji bersih yang diterima pegawai atau pekerja tersebut.

Jenis Absensi Karyawan

1. Absensi Catatan Tangan

Absensi catatan tangan atau absensi berbentuk manual biasanya dilakukan di perusahaan berskala kecil. Biasanya, pencatatan absen dilakukan setiap tiba di kantor dan saat pulang kantor.

Kelebihan Absensi catatan tangan

  • Tidak membutuhkan banyak biaya
  • Mudah dilakukan oleh semua perusahaan

Kekurangan absensi catatan tangan

  • Dapat melakukan pemalsuan data, pegawai atau pekerja dapat menulis waktu hadir maupun pulang sesuai dengan kehendaknya.
  • Adanya peluang untuk membantu teman kerja yang tidak datang tepat waktu, karyawan dapat membantu teman lainnya untuk menuliskan jam kehadiran atau pulang kerja.
  • Dengan absensi catatan tangan akan meningkatkan kemungkinan salah hitung dalam perhitungan gaji, karena dilakukan dengan cara manual.

2. Absensi Amano (Sistem Ceklok)

Absensi tersebut menggunakan mesin amano atau dengan sistem ceklok. Jadi pegawai atau pekerja yang ingin mengisi kartu jam hadir harus memasukkan kartu jam hadir ke mesin amano, dan secara otomatis kartu jam hadir akan mencetak jam hadir maupun pulang karyawan sesuai dengan jam kantor.

Kelebihan sistem ceklok

  • Mudah digunakan
  • Pegawai atau pekerja tidak bisa menulis waktu hadir maupun pulang sekendak hati.
  • Data absensi terlihat lebih rapi dan mudah dibaca oleh tim HR. Tim Finance akan lebih mudah membaca data kehadiran untuk menyelaraskan data dengan gaji.

Kekurangan sistem ceklok

  • Ada kemungkinan untuk melakukan pemalsuan data.

3. Absensi Sidik Jari (Finger Scan)

Biasanya Absensi sidik jari ini digunakan oleh perusahaan menengah ke atas. Cara kerja pada sistem Finger Scan ini adalah dengan cara menempelkan salah satu jari pada mesin setelah memasukkan nomor identitas pekerja.

Kelebihan dari absensi sidik jari

  • Absensi tidak dapat digantikan oleh orang lain.
  • Proses perekapan data absensi akan menjadi lebih mudah.

Kekurangan sistem absensi sidik jari

  • Harganya relatif mahal.
  • Jika terdapat error maka data jam hadir karyawan tidak akan dapat diakses.

Tidak semua dapat melakukan finger scan dengan sukses sehingga terkadang tidak tercatat jika pegawai atau pekerja tersebut hadir kerja.

4. Absensi Telapak Tangan

Biasanya sistem tersebut digunakan oleh perusahaan-perusahaan berskala besar, karena mesin absensi telapak tangan tidak murah. Cara kerja sistem ini sama dengan sistem fingerprint. Namun, pada sistem ini akan memindai seluruh telapak tangan atau lima jadi pada mesin setelah memasukan nomor identitas karyawan.

Kelebihan absensi telapak tangan

  • Menggunakan teknologi tinggi.
  • Bagian penggajian akan dapat dengan mudah merekap jam hadir para pegawai atau pekerja, karena sistem tersebut akan secara otomatis rekap jam hadir pekerja ketika melakukan finger scan.

Kekurangan absensi telapak tangan

  • Harganya lebih mahal.
  • Jika terdapat mesin error maka data jam hadir pegawai atau pekerja tidak akan dapat diakses.
  • Tidak semua dapat melakukan finger scan dengan sukses sehingga terkadang tidak tercatat jika pegawai atau pekerja tersebut hadir kerja.

5. Absensi dengan software HR

Saat ini sudah ada software dan aplikasi absensi android yang mudah digunakan. Bahkan dari UKM hingga perusahaan besar cukup terbantu dengan sistem yang satu ini. Pasalnya, software dan aplikasi yang satu ini memang memudahkan manajemen HR untuk melakukan rekam absensi karyawan.

Bahkan, secara real time karena memang sudah terintegrasi dengan layanan cloud-based. Dan masalah jika karyawan kesulitan absen pada saat langsung meeting di luar kantor, karyawan cukup absen dengan selfie dengan kamera smartphone yang sudah terintegrasi dengan aplikasi absensi dan GPS pun akan mendeteksi keberadaan karyawan tersebut secara otomatis.

Kelebihan absensi software HR

  • Kemudahan dalam proses integrasi dengan payroll
  • Menggunakan device masing-masing karyawan
  • Murah dan harga dapat disesuaikan oleh jumlah karyawan
  • Mengurangi tingkat pemalsuan absensi karyawan

Kekurangan absensi software HR

  • Teknologi baru yang memaksa perubahan sistem